見積・案件管理は、Excel・CRM・外部支援のどれで進めるか
見積・案件の管理を整えるとき、自作のExcelで続けるか、CRM（顧客管理の仕組み）を入れるか、外部の支援を使うか。同じ物差しで比べ、自社に合う進め方を選ぶための目安をまとめました。どれか一つが、どの会社にとっても正解というものではありません。
同じ物差しで比べる
この比較を書いている立場：運営者は外部支援のセコンドデスクを運営しており、セコンドデスクはCRM「Pipedrive」の販売パートナーです。そのため、このページでは特定の製品の料金や機能の優劣は比べず、進め方の違いだけを書いています。
| 比べること | 自作のExcelで続ける | CRMを入れる | 外部の支援を使う |
|---|---|---|---|
| 向いている状況 | 見積・案件を扱う担当が少なく、同じ表を同時に直すことがあまりない。管理する項目をまだ試している段階。 | 複数の担当が同じ得意先・案件を扱う。外出先から入力したい。次回対応の通知や、過去のやり取りの検索が必要。 | 何を管理すべきかから決めたい。社内に整える時間や担当者がいない。Excel・CRMを入れたが使われていない。 |
| 始める手間 | 表を作ればその日から使える。ただし、項目・入力の決まり・保存場所は自分たちで決める必要がある。 | 製品選び、項目の設定、今あるデータの移し替えが必要。小さく始めることはできるが、設定の時間は取っておく。 | 今の進め方の聞き取りと、作るもの・範囲の合意から始まる。社内の担当者が説明する時間も必要。 |
| 日々の更新 | 手入力。誰が・いつ更新するかを決めないと、すぐに古くなる。 | 入力画面が決まっていて更新しやすい。ただし入力しない人がいると役に立たない点はExcelと同じ。 | 仕組みを作る支援が中心で、日々の入力は社内で行うのが基本。入力の代行まで頼むなら、範囲と費用を別に決める。 |
| 複数人での利用 | 共有フォルダやMicrosoft 365で共同編集はできるが、コピーが増えて最新版が分からなくなりやすい。 | 同時に使う前提で作られている。見せる範囲や操作の権限を人ごとに分けられる製品が多い。 | 誰が何を更新するか、どこに保存するかのルールを一緒に決める。 |
| 引き継ぎ | 表の作りが人によって変わりやすい。項目の説明と入力のルールを残せば引き継げる。 | やり取りの履歴が残るので引き継ぎやすい。ただし、入力の質に左右される。 | 手順書・入力のルールまで残してもらう。支援が終わった後に社内で回せるかが確かめどころ。 |
| 費用の考え方 | 今あるExcelなら追加の費用は小さい。かかるのは作る人・直す人の時間。 | 多くは「利用人数×月額」の料金。設定や移し替えを外部に頼むと別に費用がかかる。最新の料金は各製品の公式サイトで確認する。 | 作業の範囲で決まる。例：セコンドデスクは1業務5万円〜（税別）、2業務以上は個別見積（2026年10月21日に公式サイトで確認）。 |
| うまくいかない例 | 担当が増えてもファイルを分けたまま使い、どれが正しいか分からなくなる。 | 何を管理するか決めないまま導入し、入力されずに使われなくなる。 | 丸投げして、社内に何も残らない。社内の担当者が関わる時間を取れない。 |
スマホでは表を横に動かして読めます。
判断の目安
当てはまる項目が多いものから検討してください。点数を付けて決めるものではありません。
まずはExcelで十分なことが多い
- 見積・案件を扱う担当が少なく、同じ表を同時に直すことがあまりない
- 管理したい項目を、まだ試しながら決めている
- 今あるExcelやMicrosoft 365の範囲で整えたい
CRMを検討する合図
- 複数の担当が同じ得意先を扱い、誰が何を伝えたか分からなくなる
- 外出先やスマホから、訪問の記録や次回対応を入れたい
- Excelの最新版がどれか分からない問題が、何度も起きている
外部の支援が役に立つ
- 何を管理するか、誰が更新するかから決めたい
- 社内に整える時間や担当者がいない
- Excel・CRMを入れたが、入力されずに止まっている
段階を踏んで進める例
今の流れを書き出す
問い合わせから見積・受注・請求まで、誰が何を見て進めているかを紙かExcelに書きます。
項目と更新する人を決めて、Excelで回す
毎日見る列と、更新するタイミングを決めます。ここまではExcelで十分です。
困ったことが出てからCRMを比べる
同時編集・外出先での入力・通知など、Excelで困った点を条件にして製品を比べます。
先に使える無料の資料
よくある疑問
CRMとSFAは何が違いますか。
CRMは顧客との関係（連絡先・やり取りの履歴・取引）を管理する仕組み、SFAは商談や案件の進み具合など営業活動を管理する仕組みを指すことが多い言葉です。実際の製品は両方の機能を持つことが多いため、名前より「自社が管理したいもの（得意先、案件、見積、次回対応）が扱えるか」で比べてください。
Excelの案件管理表には、どんな列を作ればよいですか。
毎日見る列（得意先、案件名、状態、次にすること、期限、担当）と、必要なときだけ見る詳細（経緯、見積の版、資料の場所）を分けると使い続けやすくなります。最初から列を増やしすぎると、入力されない列が増えます。
無料で使えるCRMで十分ですか。
無料のプランがある製品もありますが、使える人数・保存できる件数・機能に制限があることが多いです。条件は変わるため、導入前に各製品の公式サイトで最新の内容を確認してください。このページでは特定の製品の料金は比べていません。
いまのExcelからCRMへ移すときに気をつけることは。
Excelで使っていた項目と入力のルールを先に書き出し、そのまま持っていけるかを確かめてください。項目の意味が人によって違ったまま移すと、CRMでも同じ混乱が続きます。